Przedsiębiorcy zawierają wiele umów bardzo często spotykają się z karami umownymi, i dlatego znana jest im kara umowna za opóźnienie. Obecnie wręcz standardem w umowach staje się umieszczenie zapisów dotyczących kar umownych najczęściej zastrzegane są za zwłokę w wykonaniu przedmiotu umowy jednak w wielu sytuacjach są także zastrzegane za opóźnienie (opóźnienie i zwłoka to nie to samo).

Wysokość kar umownych sięga nawet 1% za każdy dzień zwłoki w wykonaniu umowy. Wiele razy strona umowy płaci kary umowne za zwłokę w wykonaniu przedmiotu umowy czy to dobrowolnie, czy to w wyniku potrącenia przez drugą stronę z wynagrodzenia za wykonanie przedmiotu umowy, czy to w wyniku wydania przez Sąd stosownego wyroku.

Kary umowne sięgają czasami nawet 100% wynagrodzenia lub je przewyższają. Bardzo często trzeba
dopłacić. Pomimo, że druga strona umowy naliczy kary umowne (także dotyczy to kar umownych za opóźnienie), a być może nawet je potrąci z wynagrodzenia to strona której zostały naliczone kary umowne nie pozostaje bezbronna i może starać się doprowadzić do sytuacji w której nie zapłaci kar umownych lub odzyska nawet całą należność zapłaconą w ramach naliczonej kary umownej.

Kara umowna za opóźnienie została uregulowana w przepisie art. 483 ustawy kodeks cywilny z dnia 23 kwietnia 1964 r. (Dz.U.1964 Nr 16 poz.93 z późn. zm.) dalej nazywaną kodeksem cywilnym zgodnie z którym można zastrzec w umowie, że naprawienie szkody wynikłej z niewykonania lub nienależytego wykonania zobowiązania niepieniężnego nastąpi przez zapłatę określonej sumy (kara umowna może być zastrzeżona jak wskazałem powyżej np. za opóźnienie). Obowiązujące przepisy nie ograniczają wysokości kary umownej i jeżeli strony nie uregulują tego w umowie to nie ma max. progu do którego będą naliczane kary umowne, dotyczy to także kar umownych zastrzeżonych za opóźnienie.

Zgodnie z przepisem art. 484 kodeksu cywilnego w razie niewykonania lub nienależytego wykonania zobowiązania kara umowna należy się wierzycielowi w zastrzeżonej na ten wypadek wysokości bez względu na wysokość poniesionej szkody co prowadzi do sytuacji, że kara umowna jest zasądzana na rzecz strony przeciwnej i to pomimo, że nie poniosła ona szkody.

To wszystko nie oznacza, że strona umowy, która najczęściej jest Wykonawcą pozostaje bez możliwości obrony swoich praw. Pomimo, że kara umowna nie jest jak się wydaje zależna od szkody to przepisy obowiązującego prawa umożliwiają obronę swoich praw przez stronę umowy, której zostały naliczone kary umowne.

W wyniku obrony swojego stanowiska może dojść do sytuacji w której żądanie zapłaty kar umownych
w tym także kar umownych za opóźnienie nie znajdzie uzasadnienia lub kary umowne zostaną w znacznej części zmniejszone w szczególności gdy kary umowne są rażąco wygórowane. Na zmniejszenie kar umownych pozwala choćby przepis art. 484 §2 kodeksu cywilnego zgodnie z którym jeżeli zobowiązanie zostało w znacznej części wykonane, dłużnik może żądać zmniejszenia kary umownej; to samo dotyczy wypadku, gdy kara umowna jest rażąco wygórowana.

Wynika z tego, że strona, która ma zapłacić karę umowną może żądać jej zmniejszenia jednakże pod warunkiem, że zobowiązanie zostało w znacznej części wykonane. Podobna sytuacja powstaje gdy kara umowna jest rażąco wygórowana. Sprawa nie jest prosta jednakże w określonych sytuacjach szczególnie jeżeli w czasie przed podpisaniem kontraktu oraz w czasie jego wykonywania będziemy stosownie przygotowywać się do ewentualnej obrony swojego stanowiska to odzyskanie należności staje się całkiem realne i to także w przypadku kar umownych za opóźnienie.

W przypadku odpowiedniego przygotowania nawet jeżeli zaistniały podstawy do naliczenia kary umownej ( kara umowna za opóźnienie ) lub za zwłokę możemy starać się zmniejszyć jej wysokość lub nawet odzyskać należność w taki sposób by nie była ona problemem dla nas.